Here are some of the examples of good news letters especially written in Hindi language.
Example # 1. आदेश की स्वीकृति के पत्र (Acknowledgement of Orders):
आदेश की स्वीकृति को भेजना व्यावसायिक पत्रों में अत्यन्त महत्त्वपूर्ण समझा जाता है ।
इसके दो प्रकार हैं:
(i) क्रेता को विश्वास दिलाने के लिए कि उसका आदेश प्राप्त हो चुका है और उस पर तत्परता से कार्यवाही की जा रही है, तथा
(ii) आदेश के लिए धन्यवाद प्रेषित हो जाता है । उदाहरण-आपके द्वारा दिये गये आदेश का धन्यवाद । आपका आदेशित माल शीघ्र भेज दिया जाएगा । आदेश की स्वीकृति का पत्र एक व्यक्तिगत पत्र है ।
यद्यपि विक्रेता के लिए यह एक साधारण दैनिक क्रिया (Routine Matter) है परन्तु क्रेता के लिए नहीं । क्रेता माल की उपलब्धता व उसकी शीघ्र रवानगी के बारे में जानना चाहेगा । अत: आदेश की स्वीकृति का पत्र क्रेता के लिए अनुकूल सूचना पत्र (Good News Letter) की तरह है ।
अत: इसको लिखते समय इसमें निम्न बातों का समावेश होना चाहिए:
(a) पत्र के पहले वाक्य में यह बता देना चाहिए कि आपका आदेश प्राप्त हो चुका है और आप इसके लिए क्रेता का धन्यवाद करते है ।
(b) आदेश पत्र के दूसरे भाग में यह बतायें कि उस पर तत्परता से कार्य हो रहा है यदि हो सके तो यह बतायें कि आदेशित माल क्रेता तक कब पहुँच जायेगा ?
(c) पत्र के तीसरे तथा अन्तिम भाग में ग्राहक को बिक्री के पश्चात् सेवा (After Sales Service) का आश्वासन दें तथा यह अवश्य लिखें कि भविष्य में आपको उसके साथ व्यापार करने में अत्यन्त प्रसन्नता होगी अथवा आप इसे इस रूप में लिख सकते हैं कि हम आशा करते हैं कि भविष्य में आदेश देते समय आप हमें याद रखेंगे ।
आदेश की स्वीकृति पत्र का नमूना (Sample of a Acknowledgement Letter):
आदेश की स्वीकृति पत्र का एक और नमूना:
Example # 2. दावे तथा समायोजन की अनुकूल प्रतिक्रिया देने वाले पत्र (Responding Favourably to Claim and Adjustment Request):
व्यापार में ग्राहक कभी-कभी दोषयुक्त (Defective) माल प्राप्त होने की शिकायत करता है तथा इस सम्बन्ध में माल को वापस लेने या दोषयुक्त माल के लिए अतिरिक्त कटौती (Extra Discount) की बात करता है या फिर सेवाओं के बारे में शिकायत करता है ।
इन परिस्थितियों में सबसे उपयुक्त प्रतिक्रिया ग्राहक की शिकायत को दूर करना है । इस प्रकार की शिकायत प्राप्त होने पर सामान्यत: प्रत्येक मनुष्य यह कहता है कि यह मेरी गलती नहीं थी । परन्तु एक व्यापारी को, जोकि शिकायत तथा समायोजन की प्रार्थना करता है, यह नहीं कहना चाहिए कि यह मेरी गलती नहीं थी ।
ग्राहक शिकायत तभी करते हैं जब वास्तव में उनको कोई परेशानी होती है । इस प्रकार की शिकायतों को सकारात्मक रूप में लेना चाहिए तथा ऐसे पत्रों का उत्तर देते समय सद्भावना दिखानी चाहिए तथा इस बात का पूरा प्रयास करना चाहिए कि ग्राहक को न तो आर्थिक क्षति ही हो और न किसी प्रकार के कष्ट का ही अनुभव हो ।
व्यवसाय की छवि को बनाने के लिए ग्राहक के निवेदन के अनुसार उसकी शिकायत व दावे का निपटारा करें । इस प्रकार के पत्रों को लिखते समय नकारात्मक शब्दों के प्रयोग से बचें । हमें ऐसे पत्रों में ग्राहक के ऊपर कोई आरोप नहीं लगाना चाहिए वरन् ऐसे पत्रों के माध्यम से क्षमा-याचना करनी चाहिए ताकि ग्राहक के मन में हमारी साख न घटने जाये ।
दावे तथा समायोजन की अनुकूल प्रतिक्रिया देने वाले पत्र का नमूना (Sample of a Favourable Response to Claim and Adjustment request):
उपयुक्त पत्र का अन्तिम उत्तर:
Example # 3. बधाई सन्देश प्रेषित करना (Congratulation Letters):
जब कोई फर्म अथवा संगठन व्यवसाय में कोई खास उपलब्धि हासिल करती है तो ऐसे अवसर पर उसको बधाई पत्र भेजे जाते हैं । किसी फर्म अथवा संस्था की प्रशंसा में कहे गये थोड़े से शब्द उस फर्म अथवा संस्था को अत्यन्त प्रोत्साहित करते हैं । बधाई सन्देश भेजते समय उसके गुणों की प्रशंसा की जाती है एवं उसके उज्जवल भविष्य की कामना की जाती है ।
एक निर्माणी कम्पनी को अत्यन्त महत्त्वपूर्ण ठेका प्राप्त होने पर बधाई (Congratulation on Getting a Important Contract by a Construction Company):
Example # 4. प्रशंसा प्रेरित सन्देश के पत्र (Appreciation Letter):
अच्छा कार्य करने वाला व्यक्ति प्रशंसा से केवल खुश ही नहीं होता वरन् और अधिक कार्य करने के लिए प्रोत्साहित भी होता है । जब कोई कर्मचारी कठिन परिस्थितियों में भी संगठन का कार्य पूरा कर देता है तो उसके गुणों की हृदय से प्रशंसा करनी चाहिए व उसके द्वारा प्राप्त उपलब्धि की सराहना भी करनी चाहिए ।
इससे कर्मचारी को संस्था के लिए और अधिक मन लगाकर कार्य करने का बल मिलता है । इसी प्रकार जब आप किसी विक्रेता को प्रशंसा पत्र भेज रहे हैं तो स्पष्ट रूप से उसकी प्रशंसा भी करें, जिसके सहयोग से आपका उद्देश्य पूरा हुआ है ।
Example # 5. नये उत्पाद को प्रस्तुत करने वाले संवाद के पत्र (Conveying Good News about the Presentation of New Product):
किसी नये उत्पाद को प्रस्तुत करने वाले संवाद पत्रों में भेजे जाने वाले सन्देश विशेष प्रकार से लिखे जाते हैं, जो ग्राहकों को प्रेषित किये जाते हैं । किसी नई सेवा व उत्पाद को प्रस्तुत करना एक महत्त्वपूर्ण उपलब्धि है अत: ये संवाद समाचार-पत्र, पत्रिकाओं के सम्पादकों, दूरदर्शन व रेडियो के निर्देशकों को भी लिखे जाते हैं ।
प्रतिस्पर्धा के इस युग में नये उत्पाद व सेवा के बारे में प्रेस विज्ञप्ति (Press Note) भी देना आवश्यक समझा जाता है । इस प्रकार के पत्रों में लिखे जाने वाले संवाद व्यावसायिक परिस्थितियों के अनुकूल व व्यावहारिक होने चाहिए । इस प्रकार के पत्रों को लिखते समय इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि इस प्रकार के पत्रों में बनावटीपन नजर न आये ।
Example # 6. नौकरी पर रखने के स्वीकृति पत्र अथवा नियुक्ति स्वीकृति पत्र (Job Acceptance Letter):
सामान्यत: नौकरी पर रखने के बाद लिखे स्वीकृति पत्र प्रस्तावित नौकरी के लिए आपके उत्साह को प्रकट करते हैं । इस बेरोजगारी के समय में सुयोग्य एवं कुशल व्यक्ति को उसकी योग्यतानुसार नौकरी मिलना एक कठिन कार्य है ।
ऐसे पत्र प्राय: उस समय लिखे जाते हैं जब आप किसी पद पर अपनी नियुक्ति प्राप्त कर लेते हैं यानि नियुक्ति पत्र के उत्तर में ये पत्र लिखे जाते हैं साधारणतया नियुक्ति पत्र (Appointment Letter) छोटे होते हैं । इनमें नियुक्ति के बारे में पूरा विवरण दिया जाता है । इसलिए आप नौकरी के लिए स्वीकृति पत्र लिखते समय उन प्रश्नों को भी पूछ सकते है जिनका उत्तर आपको अभी तक नहीं मिला है ।
ऐसे पत्रों के तीन भाग होते हैं:
(i) आप पद के लिए अपनी स्वीकृति देते है तथा धन्यवाद प्रकट करते हैं,
(ii) आप नियुक्ति पत्र में लिखे विवरण की पुष्टि करते हैं साथ ही उन प्रश्नों को भी पूछ सकते हैं जिनका उत्तर आपको नहीं मिला है, तथा
(iii) एक सुखद अन्त जिससे आपका उत्साह प्रकट होता है ।
नियुक्ति स्वीकृति पत्र का नमूना (Sample of a Job Acceptance Letter):
नियुक्ति स्वीकृति पत्र:
उपरोक्त पत्र में प्रस्तावित शती पर आपने नौकरी की स्वीकृति दी है । इस पत्र में आप उन प्रश्नों को भी पूछ सकते थे जिनका उत्तर अभी तक आपको नहीं मिला है । कभी-कभी आप प्रस्तावित तिथि पर अपना कार्यभार संभालने की स्थिति में नहीं होते । ऐसी स्थिति में आप नौकरी प्रारम्भ (Joining) के लिए समय मांग सकते हैं ।
Example # 7. उधार की स्वीकृति देने सम्बन्धी पत्र (Letter Approving Credit):
उधार स्वीकृति के पत्र भी अनुकूल संवाद पत्र होते हैं । ऐसे पत्र उधार की स्वीकृति देते हुए लिखे जाते है । पत्र के मध्य भाग में उधार व्यवस्था के विवरण के बारे में पूर्ण जानकारी देनी चाहिए, जैसे-उधार की अधिकतम सीमा (Maximum Limit of Credit), उधार की समय सीमा (Time Limit of Credit), निश्चित समय के व्यतीत होने पर ब्याज की दर (Rate of Interest after Time Limit), तत्काल भुगतान पर छूट (Cash discount on immediate payment) आसान किस्तों में मासिक भुगतान की व्यवस्था इत्यादि ।
इस प्रकार के पत्र लिखते समय ध्यान रखें कि कोई भी बात नकारात्मक (Negative) या पूर्ण अधिकारवाद के तरीके से न लिखी जाये वरन् अनुकूल दृष्टिकोण (Positive Attitude) को लेकर लिखी जानी चाहिए ताकि ग्राहक हाथ से निकल न जाये अथवा ग्राहक के मन में फर्म के प्रति दृष्टिकोण बदल न जाये ।
उधार की स्वीकृति पत्र का नमूना (Sample of a Letter Approving Credit):
